Vos données dans l'outil de souhaits de congés
Texte d'information des personnes, version 1 du 07/09/2026. Rédigé à partir de la proposition du gardien des données et des décisions d'Antoine (`DEC-148`). Il est affiché sur la page « Vos données » de l'application et joint au premier appel à souhaits. Deux crochets restent à remplir par Antoine au déploiement (pays du serveur, à lire dans hPanel ; délai de réponse, quinze jours proposés). Aucun tiret cadratin.
Pourquoi cet outil. Dans le cadre de la délégation au planning, je recueille vos souhaits de congés (CP, CT et jours de repos souhaités) dans une petite application en ligne, pour préparer le planning du groupe Ados. Un souhait déposé n'est pas un congé accordé : il le devient quand la cheffe de service valide le planning, et il est alors saisi dans Octime. Pour vos soldes, Octime fait foi ; l'application ne donne qu'une indication.
Ce qui est enregistré. Votre prénom, l'adresse mail que vous m'avez donnée, vos souhaits (type, dates, souplesse choisie dans une liste, commentaire facultatif), la date et l'heure de dépôt, la suite donnée, et vos soldes de congés payés et de congés trimestriels tels que je les ai relevés dans Octime, avec la date de chaque relevé.
Ce qui n'est jamais demandé ni enregistré. Aucun motif, aucune information de santé, aucun justificatif, rien qui touche à votre vie privée. Le champ commentaire n'est pas fait pour cela : n'y écrivez rien de personnel.
Qui voit quoi. Vous voyez vos soldes, vos demandes, et les demandes de toute l'équipe (prénom, type, dates, statut), mais pas les soldes des autres. Je vois l'ensemble. La cheffe de service ne se connecte pas à l'outil : elle reçoit la proposition de planning, et elle est informée de l'existence de l'outil. Le service paie ne reçoit rien de l'outil : ce qui lui parvient passe par Octime, comme aujourd'hui. Personne d'autre n'y a accès.
Où c'est hébergé. L'application est installée sur un hébergement web que je loue à titre personnel, sous mon nom et sous ma responsabilité, en dehors du système informatique de l'établissement, sur des serveurs situés [pays]. Les mails de l'application partent d'une adresse sur ce même hébergement ; ceux que je reçois arrivent sur cette adresse, avec une copie sur mon adresse professionnelle Croix-Rouge.
Combien de temps. Les souhaits et les suites données sont conservés vingt-quatre mois après la fin de la période de planning concernée, puis supprimés. Un solde est remplacé à chaque nouveau relevé, sans historique. Si vous quittez l'équipe, votre lien est désactivé et votre adresse mail effacée ; vos demandes passées restent dans l'historique de la période jusqu'à sa suppression. Si je cesse cette délégation, l'outil est arrêté et la base supprimée, une fois les congés acceptés reportés au planning.
Vos droits. Vous pouvez à tout moment me demander de voir ce qui est enregistré sur vous, de corriger une erreur, de retirer une demande qui n'est pas encore acceptée, ou de supprimer vos données. Il suffit de me le dire ou de m'écrire ; je fais le nécessaire sous [quinze jours]. Supprimer une demande déjà acceptée n'efface pas le planning validé qui en découle.
Votre lien. Le lien reçu par mail est personnel : il donne accès à vos soldes. Ne le transférez pas. Si vous pensez qu'il a circulé, dites-le moi, je vous en renvoie un nouveau. Un code personnel vous est demandé à l'ouverture ; ne le notez pas avec le lien. Un bouton « Se déconnecter » ferme l'accès sur l'appareil que vous utilisez.
Si vous préférez ne pas utiliser l'outil. Vous pouvez me remettre vos souhaits sur papier, par mail ou de vive voix ; je les saisis moi-même dans l'outil avec la date de remise, sans aucune différence de traitement.